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泛普OA軟件研發介紹

選型協同OA辦公系統四大關注點編輯結合十幾年來服務成千上萬的客戶的經驗,泛普軟件提出了在OA選型時需要關注的四點:

  一、關注OA的本質

  選型小組的負責人要深刻認識到OA軟件是全員信息化,其本質是全員工作模式和企業管理模式的一次變革,在現在的選型過程中,可能涉及到較多的部門,在未來的應用推廣過程中,一定是一把手工程,因此要基于全員去安排需求調研、產品選型、應用推廣和集成整合等工作安排和工作節奏。

二、協同OA辦公軟件研發關注核心價值

  需求調研的應用范疇涉及到所有知識性員工,是全員信息化的第一臺階。既然是全員應用,提高全員的工作效率而不是某個部門、某個領導、某個人的效率,成為OA軟件的核心價值定位,如果以通用性和經常性兩個緯度對OA軟件的功能進行篩選的話,OA軟件的核心應用是:流程審批、協同工作、公文管理(國企和政府機關)、溝通工具、文檔管理、信息中心、電子論壇、計劃管理、項目管理、任務管理、會議管理、關聯人員、系統集成、門戶定制、通訊錄、工作便簽、問卷調查、常用工具(計算機、萬年歷等)。如果以給企業帶來價值大小的緯度對所有功能模塊評估的話,基本上遵循80:20定律,其中的工作流程模塊、協同工作模塊、項目管理模塊為企業帶來的了80%的價值,而其余的模塊帶來20%的價值

  因此抓大放小,重點考察工作流程、協同工作、項目管理的技術水準,成為產品選型的不二選擇。

  三、關注廠商態度

  OA軟件是涉及到全員使用的管理軟件,因此采購OA軟件與采購財務軟件、硬件設備不同,不是簡單的、一次性的買賣交易,而是持續一年甚至多年的管理變革、咨詢和人工服務,在這個過程中,需要持續不斷的與廠商互動,來解決實施、應用、推廣過程中遇到的各種需求變更、BUG處理、功能調整、軟件集成等等問題。

  在持續出現的、紛繁復雜的問題面前,客戶如果面對的只是一個普通銷售人員或者普通實施人員,是無法調動整個組織進行資源協調和支持的,因此選擇產品的同時,也要重點考察OA廠商的態度,判斷他們是否重視你,選擇一個愛你的人,遠比選擇一個你愛的人重要。

  而管理軟件領域內,眾所周知的潛規則是:領導只參與和出席公司認為重要的項目選型,領導的級別越好,說明對你越重視,也意味著過程中遇到問題后,資源協調到位的可能性越大。

  四、關注成本控制

  很多客戶的CIO或者信息化負責人,在評估OA軟件的成本是,只是簡單的考慮到公司在OA軟件項目上的預算和供應商的報價,而忽視了OA軟件部署的軟硬件環境成本、軟件實施過程中參與人員的時間成本、培訓成本、將來的維護難度和服務成本、將來數據集成的開發成本、升級成本和數據遷移成本等等,因此往往陷入“撿了芝麻、丟了西瓜”的尷尬境地。

  五,政府信息化需求開啟OA辦公系統平臺化時代

  伴隨著信息化在國內的發展,近些年來企事業單位和政府機關陸續部署了大量的IT系統,如OA辦公系統、ERP、CRM等等,這些信息化系統在早期讓用戶享受了信息化的成果,但隨著用戶對信息化建設的要求越來越高,也面臨著升級換代的壓力,以OA辦公系統為例。

  OA辦公系統經過多年的發展,其內涵在不斷延伸,功能也由原先的行政辦公信息服務,逐步擴大延伸到組織內部的各項管理活動環節,成為組織運營信息化的一個重要組織部分。同時市場和競爭環境的快速變化,使得OA辦公系統承擔著更多的任務,用戶也更關注如何方便、快捷地實現內部各級組織、各部門以及人員之間的協同、內外部各種資源的有效組合、為員工提供高效的協作工作平臺。

  產品化和項目化OA辦公系統的不足

  當用戶的發展使得產品需要不斷進行更新和升級,特別是隨著企業管理規模的擴大導致原有的系統難以滿足新的需求,這時就需要對原OA辦公系統進行功能擴展和升級的二次開發,這種開發對于不同的產品而言操作技術不同,需要的開發周期、資金、風險都存在較大的差異。對于OA辦公系統在早期最普遍存在的兩種形態,產品化和項目化,都很難滿足用戶這一普遍的需求。

  對產品化的OA辦公系統來說,功能的適用性、性能的穩定性、持續升級、成熟度較高、高性價比、低風險是其不可忽略的優點,但不能一次滿足所有細節需求、產品化的升級節奏可能與用戶需求的成長的速度難以匹配是個硬傷。而項目化OA辦公系統具有一次性滿足細節需求、根據需求量身定制是最為稱道的地方,但高成本、長周期的、高風險的、無法升級、持續性服務幾無可能而引起用戶不滿。這些都讓市場不停地呼喚一種更為合理的形態存在的OA辦公系統。由此,平臺化OA辦公系統應運而生。

  平臺化界面設計OA辦公系統的絕對優勢

  新型的平臺型OA辦公系統則由于開發方式靈活,借助支撐平臺技術可以在不影響原系統的情況下,獨立開發新功能模塊再加入到原系統平臺之中,使得開發周期大大縮短、費用低、風險小,可以說這種升級操作最大程度上做到了為企業考慮,提供長遠保證,并具備基本能滿足全部需求,性價比高、成熟度高的優點。

  對此,行業資深專家也表明,OA辦公系統之所以要向平臺化的方向發展,就是因為OA的作用正從行政管理轉移到行政、業務兼管,從溝通轉移到協作,從單一應用轉移到系統整合。在OA行業,一直是需求推動技術的發展,OA這種轉變正是近年來乃至未來企業發展的重要需求所致。OA辦公系統要想滿足用戶不斷變化的信息化需求,必須具有平臺化的特征,這個平臺必須具有充分的開放性和靈活性,允許用戶方便的自定義各種業務流程和表單,和其他系統進行數據整合,生成各種統計報表。也就是說,真正的平臺化OA辦公系統,必須具備繼往開來的能力,也就是即兼容解決歷史信息化問題,又能動態適應未來發展的需要,成為用戶解決信息化和諧發展問題的法寶。

  如今,OA辦公系統從開始出現到發展至現在,其內涵已經發生了根本的轉變,從最初的文檔管理發展成為企業的信息化中心平臺,可以說是完成了從一個士兵到將軍的轉變。當然,這個轉變從理念上說已經完成,但從應用上來說還剛剛開始,因為OA辦公系統平臺化的時代才剛剛開始。

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